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Qu'est-ce que c'est un ERP (ou PGI) ? : les réponses à toutes vos questions


Un ERP (Enterprise Ressources Planning), traduit par PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré), est une solution informatique unique qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels et des systèmes d’information d’une entreprise en temps réel. Il réunit toutes les solutions de gestion de l’entreprise, de la comptabilité, à la production, l’approvisionnement, les ventes et les ressources humaines. Pour vous aider à mieux comprendre ce qui caractérise un ERP, nous avons répondu aux questions les plus courantes à leur sujet. Suivez le guide !


Y-a-t-il une différence entre un logiciel ERP et un progiciel ERP ?

Non, il n’y a aucune différence entre un logiciel ERP et un progiciel ERP, même si le terme exact est en réalité le second. Le mot progiciel renvoie en effet à la contraction de produit et logiciel et désigne un logiciel aux fonctions multiples, comme l’ERP ! Le terme logiciel ERP s’est cependant répandu plus largement dans le langage courant.

 

Quelles sont les fonctionnalités principales d’un ERP ?

Les fonctionnalités d’un ERP permettent de couvrir tous les départements de l’entreprise grâce à un système modulaire. Elles rassemblent le plus souvent :

  • L’intelligence d’affaires: tableaux de bord et KPI (indicateurs clés de performance)
  • La finance et la comptabilité: Grand livre, gestion de trésorerie, calcul du prix de revient, gestion des immobilisations…
  • Les ventes: CRM (Customer Relationship Management), EDI (Échanges de données informatisées), POS (Point of Sale), gestion des commandes, commerce électronique…
  • L’approvisionnement: WMS (Warehouse Management System), gestion des achats, gestion de l’inventaire et de la traçabilité…
  • La production: Plan directeur de production, planification des ressources, calcul du coût de revient, contrôle de la qualité…
  • Les ressources humaines: gestion de la paie, des temps et présence, des comptes de dépenses, du dossier des employés…

 

fonctionnalités d'un logiciel erp


Quelle est la différence entre ERP et CRM ?

Comme nous l’avons vu plus haut, l’acronyme ERP (Enterprise Resource Planning) renvoie à la planification des ressources de l’ensemble de l’entreprise : c’est un système de gestion complet. Quant au CRM (Customer Relationship Management), il permet de gérer la relation client en particulier et vise à améliorer les ventes.

Le CRM peut être vendu séparément ou faire partie d’un logiciel ERP intégré. Il permet, entre autres, de centraliser les informations sur les clients et les prospects, d’automatiser les campagnes marketing et d’analyser les résultats des ventes.

Pour aller plus loin dans l’intégration des informations et des processus de l’entreprise, la combinaison des deux peut également s’avérer judicieuse.

différences entre un crm et un erp

 

Comment fonctionne un ERP ?

Un système ERP est composé de plusieurs modules destinés à chaque département de l’entreprise qu’il est possible d’associer selon ses besoins. Il rassemble ainsi toutes les informations de l’entreprise dans une base de données unique. L’idée est d’harmoniser et de centraliser les informations et les processus pour que toutes les données soient à jours, correctes et accessibles en temps réel pour l’ensemble des dirigeants et des employés.  Résultats : d’importantes économies de temps et d’argent sont réalisées.

Par exemple, lorsqu’une vente est effectuée par un représentant, elle est reflétée en temps réel sur les stocks par le logiciel ERP qui effectue toutes les transactions d’inventaire automatiquement pour toutes les succursales de l’entreprise.

Exemple de processus erp

Quels sont les types d’ERP ?

Il existe deux types principaux d’ERP :

  • Les ERP infonuagiques ou SaaS (Software as a Service): ces types d’ERP sont situés dans le Cloud. Ils permettent aux utilisateurs d'accéder au logiciel via Internet. Cette alternative est généralement plus abordable car les infrastructures informatiques ainsi que les licences d’utilisation sont louées au mois. Le Cloud permet également aux entreprises d’accéder à leurs applications à tout moment, depuis n’importe quel endroit dans le monde.

 

  • Les ERP sur site ou On Premise: c’est le format historique des progiciels de gestion intégrés. Dans ce cas, le progiciel est acheté et géré sur votre infrastructure. Dans une perspective à très long terme, ce format peut se révéler être le plus économique car la licence est achetée une seule fois.

Type d'ERP : différences SaaS et On Premise


Quels sont les avantages d’un ERP ?

Un système ERP dispose de nombreux avantages comparé l’utilisation de d’applications spécialisées indépendantes :

  • Une centralisation et une homogénéisation des informations de votre entreprise
  • Une visibilité complète et en temps réel sur vos opérations
  • Une plus grande productivité
  • Une diminution des risques
  • Une meilleure agilité
  • Une réduction des coûts de gestion
  • Une simplification de votre système informatique

 

Un logiciel ERP est-il adapté à ma PME ?

Oui, il existe des logiciels ERP parfaitement adaptés aux PME ! Mais attention, chaque logiciel a sa spécialité.

Certains logiciels de gestion vont plutôt répondre aux besoins des grandes entreprises dont les opérations doivent être souvent gérées au niveau international. Les PME quant à elles n’ont pas les mêmes besoins et priorités, ni le même budget. Le système choisi devra donc correspondre à la taille de votre entreprise.

Les ERP s’adaptent aussi aux différentes industries : manufacture, distribution, agroalimentaire, service ou autre. Au fil du temps, leur spécialisation leur permet d’acquérir une expertise et de développer des fonctionnalités spécifiques a ces métiers.

Enfin, les ERP Cloud ou infonuagiques, dont les coûts initiaux sont beaucoup moins élevés, peuvent s’avérer intéressants pour les PME car leur budget est généralement plus modeste que celui des grands groupes.

 


Nous espérons que cette définition détaillée des ERP vous permet désormais d’y voir plus clair ! Ce sont en effet des systèmes puissants mais qui peuvent aussi s’avérer complexe à appréhender. Alors, pensez-vous que votre PME devrait se lancer dans l’aventure ? Si c’est le cas, n’oubliez pas que l’aide d’un consultant ERP peut être précieuse pour choisir le meilleur système de gestion pour votre entreprise. Et si un élément demeure flou à vos yeux, n’hésitez pas à nous en faire part !